在繁忙的工作環(huán)境中，批量生成各種文檔，如簡歷、工資清單和邀請函，是一項(xiàng)常見的任務(wù)。為了提高效率，本文將探討解決此問題的最佳實(shí)踐，包括以下內(nèi)容：如何利用自動化工具簡化文檔制作流程使用郵件合并與數(shù)據(jù)源集成以實(shí)現(xiàn)批量定制從現(xiàn)有模板中批量生成文檔的技巧自動化文檔發(fā)布和分發(fā)的策略php小編柚子整理了這份全面指南，將幫助你掌握批量文檔生成的關(guān)鍵技術(shù)。繼續(xù)閱讀，了解如何優(yōu)化你的工作流程，節(jié)省時(shí)間和精力，并在日常任務(wù)中提高效率。

這些文檔都有共同的特點(diǎn)：內(nèi)容相同，個(gè)別數(shù)據(jù)不同，一個(gè)個(gè)制作就很費(fèi)時(shí)間。

那該如何高效批量制作呢？

這時(shí)，就要依靠Word的郵件合并功能了，一起來看看。

1、準(zhǔn)備工作

這里，我以帶照片的員工信息表為例，員工信息表模板都一樣，只是其中的姓名、照片、工號等信息有所變化。

1）建立文件夾

所有員工的照片，將其都放到一個(gè)文件夾下面。

2）數(shù)據(jù)源文件

如上圖所示，可以看到數(shù)據(jù)源中的“照片”所在的路徑，默認(rèn)應(yīng)該是「D:郵件合并郭美.jpg」，這里我們需要改成雙斜杠，也就是「D:\郵件合并\郭美.jpg」。

3）員工信息表的空白模板

2、開始制作

1）郵件合并

進(jìn)入「郵件」——「開始郵件合并」——「信函」；點(diǎn)擊「選擇收件人」——「使用現(xiàn)有列表」——「數(shù)據(jù)源」——「確定」。

2）對應(yīng)插入域

將光標(biāo)定位到空白單元格，進(jìn)入「郵件」——「編寫和插入域」——「插入合并域」，對應(yīng)單元格依次插入。

3）設(shè)置入職日期

將鼠標(biāo)定位到插入的入職日期域單元格，「右鍵」——「切換域或代碼」，在「考試時(shí)間」后添加「@”yyyy-MM-dd”」——「右鍵」——「更新域」。

4）設(shè)置照片域

將鼠標(biāo)定位到照片單元格，進(jìn)入「插入」——「文本」——「文檔部件」——「域」，選擇「IncludePicture」，——在「文件名或URL：」，輸入「照片」。

5）設(shè)置照片

選擇照片，使用快捷鍵「ALT F9」，選擇域代碼中的“照片”二字刪除，在點(diǎn)擊「插入合并域」，對應(yīng)插入「照片」域，最后再次使用「ALT F9」切換回來。

6）完成郵件合并

具體操作方法：

「郵件」——「完成」——「完成并合并」——「編輯單個(gè)文檔」——「全部」——「確定」。

此時(shí)，我們會發(fā)現(xiàn)已經(jīng)生成出了郵件合并的文檔，所有信息都正確，就是照片或圖片無法顯示出來。

不要擔(dān)心，我們可以使用快捷鍵「Ctrl A」進(jìn)行全選，然后按下「F9」更新域，就能顯示圖片了。

最后，大家可以根據(jù)自己的需求來調(diào)整表格。

路由網(wǎng)(www.lu-you.com)其它相關(guān)文章！